Por Francisco Vázquez Medem, Presidente de 3g office
Los empleados se sienten mejor en un lugar de trabajo agradable y con condiciones laborales flexibles y adecuadas. Empleados que se sienten bien son más productivos. Esto que resulta tan obvio, parece que no lo es tanto cuando se examina el gasto concerniente al mantenimiento básico del lugar de trabajo, dentro de los presupuestos anuales de cualquier empresa.
Una decoración agradable, unos muebles ergonómicos, una luz adecuada, dotar al trabajador de los elementos necesarios para poder trabajar dentro y fuera de la oficina, podrían mejorar el entorno de trabajo, pero ¿quién convence al director financiero de que hay un retorno sobre esa inversión?
La introducción de la figura del Facility manager en las grandes corporaciones ha contribuido al reconocimiento de la influencia que ejerce el ambiente de una oficina en la productividad y la competitividad del negocio, y en consecuencia, en su beneficio económico. El Facility Management (FM), disciplina cada vez mejor valorada desde el punto de vista estratégico en la organización, permite desarrollar soluciones a medida para un diseño adecuado de las instalaciones, los servicios y los procesos que apoyan el desarrollo de nuestra actividad empresarial, en beneficio de todos.
El FM ha ayudado a detectar los factores que intervienen en la relación entre la productividad, y la calidad y prestaciones del lugar de trabajo.
Revisemos algunos de estos factores:
– ¿Luces pobres, demasiado frío o calor en la oficina? El área de mayor impacto en la productividad es el descontento
por luces pobres o reflejos, calor o frío excesivo, demasiado movimiento de aire, ruidos perturbadores, muebles incómodos o inadecuados.
– ¿Se ha tenido en cuenta la necesidad de privacidad y/o interacción social en el diseño del lugar de trabajo? Cada
persona necesita uno o ambos elementos. El diseño de una oficina debe atender a diferentes tipos de actividades
laborales y a variaciones individuales.
– ¿Cuántas horas productivas se pierden con accidentes relacionados con el lugar de trabajo? ¿Puede usted incrementar el conocimiento sobre riesgos laborales con actividades de concientización?
– ¿Se crean listas de espera en sus impresoras? ¿Algunas máquinas se usan más que otras? Revise la ubicación y el
número de impresoras, fotocopiadoras y demás material, la mayoría de estos equipos permiten informarnos sobre
su uso y optimizar su rendimiento.
– ¿Está perdiendo tiempo de productividad como resultado de los fallos en los equipos de su oficina o en los servicios
del edificio? El coste total por fallos podría suponer para la empresa exceder ampliamente el coste de la compra de
equipos nuevos.
– ¿Le afectan las ausencias por enfermedades? ¿Están los servicios médicos del edificio atentos a infecciones o a enfermedades generadas por el entorno de trabajo?
– ¿Se sienten seguros sus empleados? La percepción de inseguridad puede ser altamente perturbadora. Nadie
quiere trabajar detrás de barrotes, pero un régimen de seguridad bien planeado y eficiente que integre medidas
electrónicas y físicas puede ser muy tranquilizador.
En base a esto, ¿cómo mejorar nuestro entorno de trabajo y hacerlo más sostenible? A continuación algunos ejemplos concretos.
Materiales del edificio
Respecto a los materiales que se deciden para la construcción de un edificio debe valorarse su “ciclo de vida” (máximo 10 años), cuánto compromete el entorno la fabricación de determinado material, o su grado de biodegradabilidad para destruirlo, transformarlo o asimilarlo en el entorno. Es recomendable el uso de materiales con etiqueta verde y materiales reutilizados, productos recuperados y restaurados.
Uso energético
Además de las prácticas de ahorro energético relacionadas con la electricidad, el agua y la gestión de los residuos,
hay otras que pueden contribuir a un entorno de trabajo responsable con el medio ambiente: promover entre los
empleados una vestimenta coherente con la temperatura exterior, permite mantener una temperatura adecuada en
la oficina y no forzar el sistema de climatización, con la correspondiente carga sobre el consumo energético que
esto implica.
Incentivar el trabajo flexible es otra práctica que las certificaciones medioambientales tienen en cuenta al evaluar si nuestra empresa está involucrada en políticas medioambientales. Las iniciativas públicas y privadas recomiendan que las oficinas tengan acceso al transporte público, así como estimular el uso del tren, que tiene un 75% menos de emisiones de CO2, cuando sus ejecutivos necesitan desplazarse.
Iluminación y ventilación
Las tasas de ausentismo se reducen en hasta 6% en los edificios con ventilación natural y se registran beneficios en
productividad en las oficinas donde hay mejor acceso a la luz natural.
La certificación Leed establece que la luz natural debe incidir en un 50%. Aprovechar la iluminación natural, distribuyendo y orientando los puestos de trabajo de manera que se reciba este tipo de iluminación es una decisión arquitectónica encaminada a conseguir una oficina más sostenible. También se instalarán sensores de movimiento para el control del alumbrado en zonas de uso común como pueden ser los aseos y las zonas de paso.
Gestión de la temperatura
La climatización tiene un gran impacto en la optimización de la oficina y en el confort del empleado, y por consecuencia en su productividad. La capacidad de rendimiento baja cuando la temperatura ambiente es considerablemente alta, a partir de los 24º la frecuencia de errores aumentan. Es aconsejable mantener una temperatura de 21-23º en invierno y de 23-25º en verano.
Ahorro de agua
Una oficina sostenible debería introducir instalaciones higiénicas con cisternas con reducido de volumen de agua,
grifos con difusores y que faciliten el apagado automático. Todas las medidas en conjunto pueden permitir ahorros de hasta un 60% del consumo de agua de la oficina.
La sostenibilidad es el gran reto de las próximas décadas en edificación e interiorismo. El diseño de “edificios verdes”
contribuirá sin duda a la productividad de las empresas pero también tendrá impacto relevante en la forma de pensar de los ocupantes del edificio. Nuestros empleados serán los portavoces y gestores de nuestros compromisos medioambientales.
