Por Javier Mosquera, Director de 3g office Argentina
Una de las principales características de los procesos de transformación de los espacios corporativos de trabajo es que –independientemente de su escala– tienen la complejidad de involucrar a una gran diversidad de equipos: comités de dirección de empresas, responsables de HHRR y de tecnología, real estate managers, especialistas en comunicación y marketing, facility managers, expertos en digitalización, diseñadores, change managers, consultores especializados, empresas constructoras, y proveedores. Cada una de estas personas forma parte del Equipo de Proyecto, al mismo tiempo que defiende su propio interés. Esto genera información parcial y, muchas veces, confusa, que da lugar a innumerables interacciones. Cada uno de los involucrados se transforma en un cliente externo para el Director de Proyecto, quien a su vez tiene varios clientes internos, así como colaboradores y compañeros de equipo dentro de su propia organización.
En medio de este complejo escenario, el Director de Proyecto debe llevar a cabo varias funciones que requieren ciertas habilidades fundamentales. La principal será establecer objetivos, organizar los procesos y verificar que funcionen de manera efectiva, sin perder el foco en el resultado final. Para lograrlo, deberá supervisar tanto el equipo como el flujo de trabajo. No necesariamente debe inspirar a los miembros del equipo, y si lo hace, mejor aún. Esto demanda una combinación de dominio técnico y capacidad de gestión, que son clave ya que él es el principal punto de contacto entre la empresa y el cliente.
El Director de Proyecto debe llevar a cabo varias funciones: establecer objetivos, organizar los procesos y verificar que funcionen de manera efectiva, sin perder el foco en el resultado final.
Durante más de 25 años trabajé con una gran cantidad de Directores de Proyecto y tuve la oportunidad de observar los principales patrones de comportamiento que entran en juego. Descubrí una serie de habilidades a las que considero esenciales a la hora de convertirse en un buen Director de Proyecto. Ciertamente, no son las únicas pero son las que brindan una base sólida sobre la cual construir una gestión más eficiente de los procesos que intervienen en la transformación de los espacios corporativos de trabajo.
CONDUCCIÓN
Conducir activamente al equipo hacia la meta es la misión fundamental del Director de Proyecto. Él es el motor que guía a todos los participantes y es, también, quien marca el ritmo, como si fuera un Director de Orquesta con la batuta en la mano. Tiene la capacidad de hacer que las cosas sucedan y, al contar con la visión global del proyecto, puede armar la hoja de ruta en la que se definen las prioridades. Como cree que los detalles son importantes, coordina cada reunión y cada presentación para asegurar que se lleven a cabo con el máximo grado de productividad posible. Para esto, involucra con antelación a todos los participantes y les envía el temario que se discutirá, de manera que asistan preparados. Es persuasivo y construye las redes de apoyo necesarias para alcanzar los objetivos propuestos en beneficio del proyecto. “Tira” con amabilidad, en vez de “empujar”. Utiliza siempre un plan para mantener el rumbo elegido y se anticipa a cualquier situación, en lugar de dejar aspectos librados al azar. Realiza un seguimiento sistemático para verificar que todos cumplan con sus compromisos, incluso el cliente, y si advierte que esto no sucede, busca una solución oportuna.
ACTITUD
Donde otros ven solo problemas, un Director de Proyecto ve oportunidades para optimizar el proyecto y el servicio. Por esta razón, siempre toma la iniciativa y aprovecha en forma positiva estas situaciones. Entiende el trabajo basado en la autogestión, el trabajo en red, y lo importante que es adaptarse a nuevas realidades en forma orgánica, en vez de intentar predecir el futuro. Es empático y no se toma nada de manera personal. Tiene una visión emprendedora y una mentalidad abierta para recibir nuevas ideas y para aceptar el cambio. Puede afrontar situaciones complejas como la falta de información y de tiempo. Tiene la capacidad de “sacar agua de las piedras” y de encontrar soluciones que integren el pensamiento analítico, lógico, y creativo.
COMUNICACIÓN
La comunicación frecuente, directa, formal, persuasiva y consistente es una de sus principales herramientas de conducción. Por esta razón, genera diversas estrategias para lograr un buen resultado y no duda en hacer las modificaciones necesarias cuando alguna de ellas no funciona.
Evita el exceso de información que, por lo general, provoca distracciones y situaciones confusas. El Director de Proyecto tiene un “sexto sentido” para percibir el momento en que una persona necesita contar con cierto tipo de información. Esto le proporciona la rapidez necesaria para anticiparse y no tener que esperar a que se haga explícito el pedido. Reconoce la importancia del “time to market” y entiende que tomarse demasiado tiempo para responder puede interpretarse como un mensaje negativo. Sabe que el e-mail representa un gran porcentaje de su actividad de gestión y que, por este motivo, la comunicación escrita que genera debe ser efectiva para impactar fuertemente en los resultados. Distingue con claridad los distintos objetivos detrás de un esquema comunicativo: cuándo es preciso informar, resumir, notificar, recopilar, invitar, persuadir y, sobre todo, impulsar una acción. Comunica adecuadamente sus ideas, sin perder de vista quién es su receptor: un compañero, su jefe, o un cliente.
